Smart working: come massimizzare la produttività da remoto

Quella dello smart working è una realtà sempre più diffusa nelle aziende italiane. Si tratta di una vera e propria filosofia manageriale, fondata sui principi cardine di flessibilità lavorativa, autonomia dei dipendenti e responsabilizzazione dei risultati.

Ad oggi, la possibilità di lavorare da casa è molto importante per i lavoratori ed è infatti tra i vantaggi più ricercati in un posto di lavoro. Molte aziende stanno attivando o rivedendo politiche di smart working per attrarre o trattenere i migliori talenti all’interno della propria realtà.

Secondo gli studi condotti dall’Osservatorio del Politecnico di Milano, applicare dei modelli di smart working può portare numerosi benefici sia alle aziende che ai lavoratori, oltre che all’ambiente.
I vantaggi per i lavoratori sono legati a: riduzione dei tempi e costi di trasferimento; miglioramento del work-life balance; aumento della motivazione e della soddisfazione. Le aziende possono, invece, trarre benefici in termini di: miglioramento della produttività; riduzione dell’assenteismo; riduzione dei costi per gli spazi fisici. Infine, lo smart working ha un forte impatto sull’ambiente: basti pensare alla riduzione del traffico, con le conseguenti minori emissioni di CO₂.

Indice:

1. Smart working: best pratices per il lavoro da remoto
2. Work-life balance e smart working
3. Smart working in Sisal

Smart working: best practices per il lavoro da remoto

L’adozione dello smart working può portare a un aumento di produttività per le aziende. È utile mettere in atto alcune best practices per massimizzare i risultati: ecco qualche esempio.

• Avere a disposizione gli strumenti giusti: le aziende dovrebbero garantire la disponibilità di una strumentazione adeguata a fare smart working. I datori di lavoro potrebbero pensare di predisporre un budget per l’acquisto di alcuni materiali come: computer portatili, tastiere, mouse, cuffie o sedie ergonomiche. I dipendenti che ne hanno la possibilità potrebbero adibire una stanza libera ad ufficio in cui tenere tutto il materiale relativo al lavoro.
• Rispettare gli orari: è bene mantenere orari fissi per l'inizio e la fine del lavoro. È meglio attenersi alle tempistiche che si seguono lavorando in ufficio, per evitare di cadere nel loop dell’attività lavorativa. 
  
  

• Dare importanza alla pausa: è importante fare pause regolari per aumentare la produttività e mantenere alto il livello di concentrazione. È, inoltre, raccomandato fare una pausa pranzo adeguata, cercando di stare lontani dal computer.
• Semplificare le comunicazioni: non lavorando nello stesso spazio fisico è fondamentale, per i colleghi, comunicare in maniera chiara e semplice. Ogni azienda dovrebbe suggerire al proprio team di adottare applicazioni di messaggistica istantanea. In questo modo le discussioni avverranno in tempo reale. Inoltre, ricorda l'importanza di attivare la webcam durante le riunioni: può favorire interazioni più personali.
• Concentrarsi sulla costruzione di relazioni: è possibile promuovere attività di team building anche da remoto, ad esempio programmando regolarmente videochiamate, riunioni e attività remote friendly come giochi o quiz online.
• Promuovere la condivisione di materiali: è importante che ogni dipendente possa avere accesso ai materiali dell’ufficio in ogni momento, è quindi fondamentale gestire i documenti in cloud. 
  
• Condividere le agende: è utile fissare gli appuntamenti su un calendario condiviso, di modo che tutti conoscano le disponibilità dei colleghi.

Questi sono piccoli accorgimenti, che se messi in pratica aiutano a semplificare alcuni compiti rendendo i processi in smart working ancora più veloci ed efficienti. 

Work-life balance e smart working

Svolgere la propria attività in smart-working può portare vantaggi significativi in termini di work-life balance. Basti pensare alla distanza che ogni lavoratore deve percorrere per recarsi in ufficio.
L’adozione dello smart working consente a ciascun dipendente un risparmio relativo a costi e tempi per gli spostamenti. I lavoratori che si spostano in auto hanno un risparmio sul carburante e una notevole riduzione dello stress. I pendolari, invece, spendono meno soldi per i mezzi pubblici, senza contare che sono meno vincolati a scioperi e ritardi dei trasporti. 

Altri benefici sono relativi al tempo risparmiato. Come rilevato dall’Osservatorio del Politecnico di Milano, il tempo medio risparmiato da un lavoratore per ogni giornata di smart working è di circa 60 minuti.
Considerato che in media uno smart worker lavora per due giorni a settimana da casa, il tempo risparmiato è di 93 ore all’anno. Una buona quantità di tempo che può essere impiegato per dedicarsi alla gestione familiare, ai propri interessi oppure a svolgere dell’attività fisica. 

È giusto sottolineare l'utilità dello smart working anche per chi ha la residenza in una città diversa da quella dell'ufficio. In questo caso, lo smart working è vantaggioso sia per le aziende, che possono intercettare un bacino di talenti più ampio, sia per i lavoratori, che avranno l'opportunità di trascorrere più tempo nella propria città.

Smart working in Sisal 

In Sisal è attiva una policy di smart working. I dipendenti possono usufruire da un minimo di due giornate a un massimo di tre giorni di smart working settimanale, in base alle esigenze del proprio team.
Avere a disposizione dodici giorni al mese per lavorare da casa è sicuramente utile e consente di gestire le proprie giornate con maggiore elasticità.

Non solo: Sisal ha attivato l’iniziativa Take20 sia per l’estate che per il periodo natalizio del 2024.
Un programma pilota, che ha dato ai dipendenti l’opportunità di svolgere fino a due settimane complete di smart working in entrambi i periodi, con la possibilità di renderle consecutive.
Questa opzione è stata pensata per garantire una maggiore flessibilità ed equilibrio tra lavoro e vita privata, nei casi in cui ci sia bisogno di lavorare in smart per un periodo di tempo più consistente. 

In conclusione, le modalità di smart working sono molto valide per migliorare il work-life balance dei propri dipendenti: questo porta a migliori risultati e maggiore motivazione.  

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